Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten van AlwaysBooked V.O.F.

Door ondertekening of schriftelijke acceptatie van de bijbehorende offerte verklaart Opdrachtgever kennis te hebben genomen van dit document en hiermee akkoord te gaan. Dit document maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst tussen Opdrachtgever en AlwaysBooked V.O.F.

1. Definities

• Opdrachtgever: de zakelijke partij die een overeenkomst aangaat met AlwaysBooked.
• Diensten: AI-gestuurde automatiseringen en aanverwante diensten, waaronder maar niet beperkt tot: AI-content generatie (captions, blogs, rapportages), AI-workflow automatisering, AI-leadopvolging, AI-review automation, AI-onboarding-flows, AI-offerte- en administratiebeheer, AI-content publicatie op social media platformen, AI-rapportages, AI-gestuurde dashboard-platformen, en aanverwante consultancy en implementatie.
• Platform(s): externe diensten en API's die AlwaysBooked namens Opdrachtgever gebruikt voor de uitvoering van de Diensten, waaronder Meta (Facebook/Instagram), TikTok, LinkedIn, YouTube/Google, Shopify, Mollie, Klaviyo, WooCommerce, Google Analytics, Google Ads, Meta Ads, en overige social media-, e-commerce-, marketing- of SaaS-platformen.
• Overeenkomst: de afspraak (offerte + bijlagen) tussen partijen.
• AI-gegenereerde Content: teksten, bijschriften, rapportages of andere output die door middel van kunstmatige intelligentie (zoals OpenAI GPT-modellen) wordt gegenereerd in het kader van de Diensten.
• Workflow: een geautomatiseerd proces dat via orchestratiesoftware (n8n of vergelijkbaar) wordt uitgevoerd.
• Dashboard-platform: een door AlwaysBooked geleverd multi-tenant SaaS-dashboard.
• SLA / DPA: Service Level Agreement en Verwerkersovereenkomst, beschikbaar op aanvraag.

2. Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden (hierna: AV) gelden voor alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten van AlwaysBooked. Afwijkingen gelden uitsluitend indien schriftelijk overeengekomen. AlwaysBooked levert uitsluitend aan zakelijke klanten (B2B).

2.1 Rangorde

In geval van strijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde, waarbij het hoger genoemde voorgaat op het lager genoemde:

1. Dwingendrechtelijke wetgeving (waaronder de AVG)
2. Verwerkersovereenkomst (DPA)
3. Hoofdovereenkomst / offerte
4. Service Level Agreement (SLA)
5. Deze Algemene Voorwaarden

3. Offertes, start, duur en opzegging

3.1 Geldigheid offertes

Offertes zijn 14 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

3.2 Totstandkoming en start

De overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever schriftelijk akkoord geeft (waaronder per e-mail), of zodra AlwaysBooked met de uitvoering start na instemming van Opdrachtgever.

3.3 Duur, minimumduur en opzegging

Abonnementen worden aangegaan voor onbepaalde tijd. De standaard minimumduur bedraagt 3 maanden, tenzij in de offerte een afwijkende minimumduur is opgenomen. Na de minimumduur is de overeenkomst opzegbaar met een opzegtermijn van 1 kalendermaand, schriftelijk per e-mail naar support@alwaysbooked.nl. Opzegging gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de opzegtermijn.

3.4 Eerder technisch stopzetten

Opdrachtgever kan verzoeken om de dienstverlening eerder technisch stop te zetten. De betalingsverplichting tot aan de einddatum (inclusief minimumduur) blijft onverminderd van kracht.

3.5 Gevolgen van beëindiging

Bij beëindiging van de overeenkomst zal AlwaysBooked:

• Alle actieve workflows binnen 5 werkdagen deactiveren
• Opdrachtgever desgewenst een export van eigen data en workflow-documentatie verstrekken binnen 14 werkdagen
• Alle OAuth-tokens en API-koppelingen naar accounts van Opdrachtgever intrekken binnen 7 werkdagen
• Persoonsgegevens verwijderen conform de Verwerkersovereenkomst en de retentietabel in DPA Annex A

3.6 Overdracht overeenkomst

Opdrachtgever mag rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst niet aan een derde overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AlwaysBooked.

4. Medewerking opdrachtgever

Opdrachtgever zorgt tijdig voor toegang tot benodigde accounts, API-sleutels, content en beslissingen die nodig zijn voor de uitvoering. Hieronder valt expliciet:

• Admin-toegang tot relevante social media-, marketing-, e-commerce- of overige Platforms
• Medewerking aan het aanvragen of goedkeuren van API-toegang bij Platforms
• Tijdige aanlevering van te publiceren content (video's, afbeeldingen, teksten)
• Goedkeuring van content vóór automatische publicatie, indien overeengekomen

Vertraging door het niet tijdig leveren van bovenstaande kan oplevertermijnen opschuiven. AlwaysBooked is niet aansprakelijk voor vertragingen die het gevolg zijn van het ontbreken van medewerking door Opdrachtgever.

5. Diensten, fair use en branche-beperkingen

5.1 Diensten

AlwaysBooked levert AI-gestuurde automatiseringen en aanverwante diensten zoals beschreven in de definitie van Diensten (artikel 1) en zoals nader gespecificeerd in de offerte. Kleine aanpassingen en optimalisaties aan bestaande workflows vallen binnen redelijkheid van het abonnement. Grotere scope-wijzigingen worden schriftelijk bevestigd en kunnen aanvullende kosten met zich meebrengen.

5.2 Fair use

Onbeperkte diensten en bundels zijn bedoeld voor normaal zakelijk gebruik door MKB-bedrijven (tot circa 25 medewerkers). AlwaysBooked mag bij uitzonderlijk of bovenmatig gebruik het gebruik beperken of aanvullende kosten in rekening brengen, na voorafgaande schriftelijke kennisgeving.

5.3 Acceptable use

Opdrachtgever garandeert dat alle content en berichten die via de Diensten worden verspreid voldoen aan de toepasselijke wetgeving (waaronder AVG, Telecommunicatiewet) en aan het beleid van de betreffende Platforms. Het is Opdrachtgever uitdrukkelijk niet toegestaan om de Diensten te gebruiken voor:

• Reverse-engineering, decompilatie of kraakpogingen op de Diensten of onderliggende systemen
• Het ontwijken van rate-limits, quota of veiligheidsmaatregelen van Platforms
• Geautomatiseerde scraping van Platforms in strijd met hun gebruiksvoorwaarden
• Het bouwen van een concurrerend product op basis van de Diensten of de daarin opgenomen kennis
• Het verspreiden van illegale content, spam, misleiding, oplichting of haatdragende uitingen
• Sub-licensing, doorverkoop of doorlevering aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming

Bij overtreding van dit artikel mag AlwaysBooked de dienstverlening onmiddellijk opschorten en, in geval van ernstige overtreding, de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

5.4 AI-gegenereerde content

AI-gegenereerde Content wordt op best-effort basis geleverd. Kunstmatige intelligentie kan onnauwkeurige, onvolledige of ongepaste output produceren. Tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is overeengekomen geldt het volgende: AI-gegenereerde Content wordt door AlwaysBooked volledig geautomatiseerd verwerkt en gepubliceerd. Opdrachtgever is te allen tijde eindverantwoordelijk voor de inhoud die onder zijn naam wordt gepubliceerd. Indien Opdrachtgever menselijke review vóór publicatie wenst, dient dit expliciet in de offerte te worden vastgelegd. AlwaysBooked is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit AI-gegenereerde Content.

5.5 Branche-beperkingen

AlwaysBooked levert geen Diensten ten behoeve van:

• Productie of beheer van transactie- of betaalplatformen, handels- of beleggingsplatformen, cryptovaluta-toepassingen of crowdfunding-platformen
• Embedded, industriële, medische of laboratorium-software waarvan falen direct kan leiden tot personenschade
• Software voor besturing van motorrijtuigen, vaartuigen, vliegtuigen of treinen
• Defensie-, ruimtevaart- of mijnbouw-toepassingen

Voor diensten in deze categorieën is voorafgaande schriftelijke beoordeling door AlwaysBooked vereist en kunnen aanvullende voorwaarden of een uitsluiting van dekking gelden.

6. Platform API's en datakoppelingen

6.1 Gebruik van Platform API's

AlwaysBooked maakt voor de uitvoering van de Diensten gebruik van API's van derde-partij Platforms. Opdrachtgever verleent AlwaysBooked hiertoe uitdrukkelijke toestemming en werkt mee aan het verkrijgen van de benodigde API-toegang, waaronder het verlenen van OAuth-autorisaties.

6.2 Platformafhankelijkheid

De beschikbaarheid en functionaliteit van de Diensten is mede afhankelijk van derde-partij Platforms. AlwaysBooked is niet aansprakelijk voor wijzigingen in API-voorwaarden, intrekking van API-toegang, storingen of beleidswijzigingen van Platforms. Indien een Platform-wijziging de Diensten substantieel beïnvloedt, zal AlwaysBooked Opdrachtgever hierover binnen 5 werkdagen informeren en een alternatief voorstellen.

6.3 Accounteigendom en -verantwoordelijkheid

Alle social media-, marketing-, e-commerce- en overige accounts blijven te allen tijde eigendom van Opdrachtgever. AlwaysBooked verkrijgt uitsluitend de minimaal benodigde toegangsrechten voor de uitvoering van de Diensten.

6.4 Datagebruik en intrekking

AlwaysBooked verwerkt platformdata uitsluitend voor het doel waarvoor Opdrachtgever toestemming heeft gegeven. Data verkregen via Platform-API's wordt niet verkocht, gedeeld met derden anders dan sub-verwerkers conform de DPA, of gebruikt voor doeleinden buiten de overeenkomst.

7. Geografische reikwijdte

Diensten worden door AlwaysBooked geleverd binnen het rechtsgebied van de Europese Economische Ruimte (EER). Voor klanten of vorderingen die voortvloeien uit het rechtsgebied van de Verenigde Staten en/of Canada is voorafgaande schriftelijke instemming van AlwaysBooked vereist.

8. Beveiliging en patch-discipline

AlwaysBooked treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG. Kritieke beveiligingsupdates met een CVSS-score van 8,0 of hoger op door AlwaysBooked beheerde systemen worden binnen 14 dagen na release van de patch toegepast. Een nadere beschrijving van de Technische en Organisatorische Maatregelen is opgenomen in DPA Annex C.

9. Prijzen en betaling

9.1 Tarieven

Tarieven zijn exclusief btw. Facturen hebben een betalingstermijn van 14 dagen. Bij te late betaling geldt de wettelijke handelsrente plus redelijke incassokosten.

9.2 Doorbelaste kosten van derden

Prijzen zijn exclusief kosten van derde partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Diensten (waaronder hosting, OpenAI API-gebruik, Supabase, SMS-kosten, WhatsApp Business API, Google Ads, Meta Ads, Stripe-fees en overige SaaS-licenties). Deze kosten worden 1-op-1 doorbelast aan Opdrachtgever, tenzij in de offerte anders is overeengekomen.

9.3 Indexering

AlwaysBooked mag tarieven jaarlijks indexeren per 1 januari op basis van de Consumentenprijsindex (CBS) plus maximaal 1 procentpunt, met een absoluut maximum van 5 procent per jaar. Indexering wordt minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk aangekondigd.

9.4 Wanbetaling en opschorting

Bij betalingsachterstand van meer dan 7 dagen na ingebrekestelling mag AlwaysBooked de dienstverlening opschorten totdat de openstaande factuur is voldaan. Bij betalingsachterstand van meer dan 30 dagen na ingebrekestelling kan AlwaysBooked de overeenkomst per direct beëindigen.

9.5 Uurtarief aanvullende werkzaamheden

Werkzaamheden buiten de overeengekomen pakketprijs worden in rekening gebracht tegen een uurtarief van EUR 100,- per uur excl. btw, tenzij partijen schriftelijk een ander tarief zijn overeengekomen.

10. Intellectueel eigendom

10.1 Eigendom AlwaysBooked

Standaardtemplates, generieke code, herbruikbare workflow-componenten en libraries blijven eigendom van AlwaysBooked. Opdrachtgever krijgt een niet-exclusieve licentie voor gebruik gedurende de overeenkomst.

10.2 Maatwerk

Op maatwerkflows en -configuraties die specifiek voor Opdrachtgever zijn ontwikkeld, verkrijgt Opdrachtgever een onherroepelijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor interne bedrijfsvoering, ook na beëindiging van de overeenkomst.

10.3 AI-gegenereerde Content

AI-gegenereerde Content die door AlwaysBooked namens Opdrachtgever wordt geproduceerd, wordt eigendom van Opdrachtgever zodra deze is geleverd of gepubliceerd. AlwaysBooked mag geaggregeerde, niet tot Opdrachtgever herleidbare gebruiksstatistieken (zoals aantal API-calls, foutpercentages en performance-metingen) gebruiken voor het verbeteren van haar dienstverlening.

10.4 Content van Opdrachtgever

Alle door Opdrachtgever aangeleverde content (video's, afbeeldingen, teksten, logo's) blijft eigendom van Opdrachtgever. AlwaysBooked gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de Diensten.

11. Privacy en gegevensverwerking (AVG)

Voor zover AlwaysBooked persoonsgegevens namens Opdrachtgever verwerkt, is AlwaysBooked verwerker en Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke. Partijen sluiten een Verwerkersovereenkomst (DPA) met Annex A (data + retentietabel), Annex B (sub-verwerkers) en Annex C (TOMs). De DPA en de Privacyverklaring zijn beschikbaar op deze pagina.

12. Geheimhouding en referentiegebruik

Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim, ook na beëindiging van de overeenkomst, behalve voor zover de wet openbaarmaking vereist of de informatie reeds openbaar was buiten toedoen van de ontvangende partij. Onder vertrouwelijke informatie vallen in ieder geval: API-sleutels, wachtwoorden, bedrijfsprocessen, klantdata en financiële gegevens.

Tenzij in de offerte schriftelijk anders overeengekomen, mag AlwaysBooked de naam en het logo van Opdrachtgever gebruiken als referentie (portfolio, website, social media). Opdrachtgever kan dit te allen tijde schriftelijk laten beëindigen.

13. Aansprakelijkheid

13.1 Algemeen

Partijen zijn slechts aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse en onmiddellijke gevolg is van een toerekenbare tekortkoming.

13.2 Maximumbedrag

De totale aansprakelijkheid van AlwaysBooked is beperkt tot het bedrag dat onder de op dat moment geldende beroepsaansprakelijkheidsverzekering daadwerkelijk wordt uitgekeerd, met een absoluut maximum van EUR 500.000 per aanspraak en EUR 1.000.000 per verzekeringsjaar.

13.3 Uitsluiting indirecte schade

AlwaysBooked is niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie, verlies van gegevens, of schade door het niet behalen van verwachte resultaten (waaronder bereik, views, engagement, conversies of omzet).

13.4 Platform- en dienst-gerelateerde uitsluitingen

AlwaysBooked is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:

• Het opschorten, beperken of beëindigen van API-toegang door een Platform
• Het verwijderen of beperken van content door een Platform
• Wijzigingen in de voorwaarden, algoritmes of functionaliteit van een Platform
• Sancties opgelegd door een Platform aan het account van Opdrachtgever

13.5 Uitzonderingen

De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van AlwaysBooked.

13.6 Verjaring

Iedere vordering tot schadevergoeding verjaart na 2 jaar nadat Opdrachtgever met de schade bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn.

14. Service en storingen

De responstijden, supporttijden en escalatie-procedures zijn vastgelegd in de Service Level Agreement (SLA). Standaard supporttijden zijn maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:30 uur. Gepland onderhoud wordt minimaal 48 uur vooraf aangekondigd; noodonderhoud kan zonder aankondiging plaatsvinden en wordt zo spoedig mogelijk gecommuniceerd.

15. Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van AlwaysBooked onafhankelijke omstandigheid, waaronder: storingen bij derde-partij Platforms of API's, internet-, hosting- of stroomstoringen, DDoS-aanvallen, overheidsmaatregelen, epidemieën, en wijzigingen in wet- of regelgeving. Gedurende overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Indien een overmachtssituatie langer dan 30 dagen voortduurt, heeft ieder der partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te beëindigen zonder schadevergoeding.

16. Toepasselijk recht en forum

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden in eerste aanleg uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Rotterdam.

17. Slotbepalingen en wijziging

Indien een bepaling van deze AV nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die het doel en de strekking van de nietige bepaling zo dicht mogelijk benadert.

AlwaysBooked mag deze AV wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk aangekondigd. Indien Opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijziging, heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst op te zeggen tegen de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

Namens AlwaysBooked V.O.F.

Rogier Sebastiaan Peters, Mede-oprichter
Jelte Soeters, Mede-oprichter