Privacy verklaring

AlwaysBooked VOF

Privacyverklaring

Versie: 01-04-2026 | Laatst bijgewerkt: 01-04-2026

Bedrijf: AlwaysBooked VOF, Sportlaan 5, 3233 AW Oostvoorne

KvK: 99139669 | BTW: NL868821287B01 | privacy@alwaysbooked.nl | alwaysbooked.nl

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens AlwaysBooked VOF verwerkt,

waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten jij hebt. Wij gaan zorgvuldig

om met jouw persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie wij zijn

AlwaysBooked VOF is gevestigd aan Sportlaan 5, 3233 AW Oostvoorne, ingeschreven bij de KvK

onder nummer 99139669. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze

verklaring worden beschreven.

Voor gegevens die wij namens onze klanten verwerken in het kader van hun automatiseringsflows,

treden wij op als verwerker; de betreffende klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke. Op die

verwerkingen is onze Verwerkersovereenkomst (DPA) van toepassing.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken de volgende categorieen persoonsgegevens:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer;

• Afspraken- en servicegegevens: geplande afspraken, diensten, voorkeuren en opmerkingen;

• Communicatie- en loggegevens die worden gegenereerd in onze tools en automatiseringen;

• Gespreksdata via de AI telefonist (opnames en transcripties, voor zover van toepassing en met

grondslag);

• Marketingvoorkeuren, alleen indien je je aanmeldt voor nieuwsbrieven of communicatie;

• Factuur- en betaalgegevens voor administratie (alleen zakelijk/klanten);

• Websitegegevens via cookies en analytics, na toestemming (zie onze Cookieverklaring).

Wij verwerken geen bijzondere categorieen persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens en ook

geen gegevens over strafrechtelijke veroordelingen.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomst

Het inrichten en leveren van onze diensten, waaronder no-show preventie, leadopvolging, review

automation, offerte- en administratiebeheer, AI telefonist, AI contentcreatie en SEO/SEA-diensten,

alsmede afspraakbevestigingen, herinneringen en service-updates.

Rechtsgrond: Uitvoering overeenkomst.Support en optimalisatie

Klantondersteuning, foutoplossing via loggegevens, kwaliteitsverbetering en beveiliging.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang.

Nieuwsbrieven en aanbiedingen

Verzenden van marketingcommunicatie met afmeldmogelijkheid, alleen na expliciete aanmelding.

Rechtsgrond: Toestemming.

Wettelijke verplichtingen

Voldoen aan fiscale bewaarplichten en andere wetgeving.

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting.

Cookies en tracking op de website

Websitestatistieken en marketing na toestemming.

Rechtsgrond: Toestemming.

4. Bron van gegevens

Wij ontvangen persoonsgegevens via de volgende bronnen:

• Rechtstreeks van jou via contactformulieren, intakeformulieren of afspraken;

• Via jouw organisatie of opdrachtgever die jou aanmeldt voor onze diensten;

• Via onze tools en integraties wanneer je ze gebruikt of wanneer een workflow draait;

• Technisch: systemen genereren automatisch loggegevens zoals tijdstippen, gebruikte functies

en leveringsstatus.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn

verkregen of zolang wettelijk verplicht. Wij hanteren de volgende termijnen:

• Klant- en opdrachtgegevens (naam, contactgegevens, correspondentie): 24 maanden na einde

opdracht;

• Afspraak- en dienstgegevens (afspraken, statusupdates, berichteninhoud namens

opdrachtgever): 24 maanden na einde opdracht;

• Gespreksdata AI telefonist (opnames/transcripties): maximaal 90 dagen, tenzij langer

noodzakelijk voor de dienst;

• Technische loggegevens en bezorgmetadata (IP-adres, tijdstempels, bezorgstatus): 90 dagen;

• Analytische meetgegevens (privacyvriendelijk ingesteld): 30 minuten tot 13 maanden

afhankelijk van configuratie;

• Reviews en feedback: tot verwijderverzoek of einde opdracht, wat het eerst komt;

• Fiscale administratie (facturen/boekhouding): 7 jaar conform wettelijke bewaarplicht.

Back-ups worden volgens een vast schema automatisch overschreven; kopieën kunnen daardoor

nog maximaal 90 dagen bestaan. Afwijkende wettelijke bewaartermijnen prevaleren.6. Delen met verwerkers

Wij delen persoonsgegevens met dienstverleners die ons helpen bij het leveren van onze diensten.

Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten; zij verwerken gegevens uitsluitend

volgens onze instructies. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Wij maken onder andere gebruik van de volgende subverwerkers:

• E-mailplatform: Brevo of Mailchimp (verzending e-mail flows);

• Automatiseringsplatform: n8n, Make of Zapier (koppelingen en automatiseringen);

• Afsprakenplanning: Calendly (planning en afsprakenbeheer);

• Formulieren: Tally (contactformulieren en intakeformulieren);

• CRM en leadbeheer: Monday.com of HubSpot (klant- en leadbeheer);

• AI telefonist platform: Voxborn of Heyloha (AI-gestuurde telefonie en afsprakenbeheer);

• Communicatie en bestanden: Microsoft 365 (e-mail, opslag en samenwerking);

• Advertentieplatformen: Google Ads en Meta Ads (beheer van advertentiecampagnes);

• Facturatie en administratie: Moneybird (factuurverwerking en boekhouding).

Een actuele lijst van subverwerkers houden wij bij in de bijlage van onze Verwerkersovereenkomst

(DPA) en verstrekken wij op verzoek.

7. Doorgifte buiten de EER

Sommige verwerkers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER),

bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. In die gevallen gebruiken wij passende waarborgen, zoals de

EU Standard Contractual Clauses (SCC's) en/of het EU-US Data Privacy Framework (DPF),

aangevuld met dataminimalisatie, toegangsbeperking met MFA en versleutelde verbindingen. Een

kopie van de relevante waarborgen is op verzoek beschikbaar via privacy@alwaysbooked.nl.

8. Beveiliging

Wij treffen de volgende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen:

• Technisch: versleutelde verbindingen (TLS), MFA waar mogelijk, sterk wachtwoordbeleid en

rolgebaseerde toegang;

• Organisatorisch: least-privilege principe, geheimhouding, periodieke toegangsreviews en

leveranciersbeoordelingen;

• Leveranciers: met alle verwerkers sluiten wij DPA's over beveiliging en vertrouwelijkheid;

• Incidenten: bij een datalek informeren wij betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens

conform de AVG.

8.1 Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking die aanzienlijke

gevolgen voor personen hebben.

9. Kinderen

Onze diensten zijn gericht op zakelijke klanten en niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Wij

verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Als je meent dat wij toch gegevens van kinderenhebben verwerkt, neem dan contact op via privacy@alwaysbooked.nl.

10. Jouw rechten

Op basis van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken;

• Recht op rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;

• Recht op verwijdering: je kunt verzoeken om verwijdering van jouw gegevens;

• Recht op beperking: je kunt de verwerking van jouw gegevens laten beperken;

• Recht op dataportabiliteit: je kunt jouw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen;

• Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd

belang;

• Recht om toestemming in te trekken: eerder gegeven toestemming kun je altijd intrekken.

Stuur jouw verzoek naar privacy@alwaysbooked.nl. Wij reageren binnen 1 maand. Bij complexe

verzoeken mogen wij dit met maximaal 2 maanden verlengen; je hoort dat dan op tijd. Wij kunnen

om identificatie vragen. Verzoeken zijn gratis, tenzij ze kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

11. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact op via

privacy@alwaysbooked.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de

Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Contact

Vragen over privacy? Neem contact op via privacy@alwaysbooked.nl of per post: AlwaysBooked

VOF, Sportlaan 5, 3233 AW Oostvoorne.

13. Berichten via e-mail, WhatsApp en telefoon

Automatische berichten via e-mail en WhatsApp verlopen via onze providers en worden daar tijdelijk

verwerkt. Telefoongesprekken via de AI telefonist kunnen worden opgenomen of getranscribeerd

voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening en er een geldige rechtsgrond voor bestaat.

Afmelden voor marketing kan via elke e-mail (unsubscribe) of per verzoek. Serviceberichten die

nodig zijn voor afspraken vallen onder uitvoering van de overeenkomst en kunnen niet worden

uitgeschakeld zonder de dienstverlening te beeindigen.

Rechtsgrond: serviceberichten vallen onder uitvoering van de overeenkomst; marketingberichten

verzenden wij alleen met toestemming of binnen de grenzen van de bestaande-klant-uitzondering

(soft opt-in) waar toegestaan, altijd met afmeldmogelijkheid.

14. Cookies en tracking

Voor cookie-gebruik verwijzen wij naar onze aparte Cookieverklaring op

alwaysbooked.nl/legal-pages/cookieverklaring en onze cookiebanner. Niet-essentiële cookies

worden pas geladen na jouw toestemming.15. Gerechtvaardigd belang

Bij een beroep op gerechtvaardigd belang maken wij steeds een zorgvuldige belangenafweging

tussen onze belangen en jouw privacybelang. Waar passend treffen wij extra waarborgen zoals

dataminimalisatie, beperkte bewaartermijnen en toegangsbeperking.

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op

alwaysbooked.nl/legal-pages/privacybeleid met de datum van de laatste wijziging. Bij materiele

wijzigingen doen wij ons best je hiervan tijdig op de hoogte te stellen.

AlwaysBooked VOF | Sportlaan 5, 3233 AW Oostvoorne | privacy@alwaysbooked.nl | alwaysbooked.nl