De uitgangssituatie
SocialClips is een Nederlands content-agency dat short-form video maakt voor MKB-bedrijven. Jilles — de founder — had in twee jaar 17 klanten binnengehaald en zijn team produceerde meer dan 100 video's per maand. Klinkt als succes, maar het had een keerzijde: de hele back-office zat in zijn hoofd.
Contentplanning, klant-updates, maandrapportages, facturatie, onboarding van nieuwe klanten — elke administratieve taak kwam bij Jilles uit. Met de groei was 30 uur per week niet meer voldoende. Zijn opties waren: extra project manager aannemen (€55.000+ per jaar), een nieuwe klant afwijzen, of het proces fundamenteel automatiseren.
Toen hebben we elkaar gevonden.
De scope
In de blueprint-sessie hebben we de administratieve flow van SocialClips in kaart gebracht: 6 kernprocessen die per klant herhaaldelijk gedaan werden. Voor elk proces hebben we gekeken of automation uren opleverde. De conclusie: ja, bij elk. We kozen voor n8n als orchestrator + een custom dashboard op Lovable + Supabase voor de klant-view.
Wat we hebben gebouwd
Het eindresultaat is een volledige stack die 24/7 draait zonder dat Jilles of zijn team erbij hoeven te zijn:
1. Een dashboard voor Jilles én de klanten
Een web-app op dashboard.social-clips.nl waar Jilles zijn hele agency overziet: 17 klanten, content-status, rapportages, berichten, feedback. Elke klant heeft zijn eigen login en ziet alleen zijn eigen overzicht: geplande posts, performance, berichten van het team.
2. 15 n8n-flows die automatisch draaien
Van content-planning tot facturatie tot klant-communicatie:
- Dagelijkse analytics-sync — per klant, alle social platforms (Instagram, TikTok, YouTube, Facebook). Data komt elke nacht binnen.
- Klant-onboarding — contract getekend → Drive-mapstructuur, Monday-board, welkomst-mail, kick-off agenda — allemaal in 2 minuten.
- Maandrapportages — eerste van de maand: alle data pullen, AI-samenvatting genereren, HTML-rapport maken, mailen naar klant, opslaan in Drive.
- Content-pipeline — video geüpload in Drive → auto-transcriptie, AI-caption, thumbnail-varianten, statuskaart in Monday.
- Publicatie-planner — content goedgekeurd → auto-schedule via Sprout Social, post-preview naar klant.
- Concurrent-monitoring — wekelijks social-profielen van concurrenten scrapen, performance tracken.
- Klant-berichten — notificaties naar Jilles' team wanneer een klant feedback geeft of vragen stelt.
- Factuurgeneratie — einde maand: uren + retainer → factuur gegenereerd → verstuurd → gekoppeld aan boekhouding.
3. Een AI-laag voor content en rapportage
Het schrijven van maandrapportages duurde voor Jilles 2 uur per klant per maand. Nu genereert een OpenAI-pipeline de samenvatting en trends op basis van de echte data, in SocialClips-tone-of-voice. Jilles reviewt en publiceert — 5 minuten werk per klant.
De cijfers na 3 maanden
We hebben in week 1 een blueprint gemaakt, in week 2–4 de eerste 5 flows gebouwd en gelanceerd, in maand 2 de overige 10 en in maand 3 doorgeschakeld naar production-monitoring. De metingen:
- 214 uur per maand bespaard — gemeten door Jilles zelf via tijdregistratie voor en na.
- Van 30u naar 5u admin per week voor Jilles persoonlijk. Hij werkt nu aan sales en strategie, niet aan processen.
- 17 klanten zonder extra hire — zonder onze automation zou Jilles een PM hebben moeten aannemen.
- 99,4% uptime op de flows over de laatste 90 dagen.
"Mijn AOV is met 18% omhoog, return-klanten met 34% gestegen en ik open mijn laptop bijna niet meer voor admin. Dit zijn uren die terug naar product-ontwikkeling gaan."
Wat het kostte
Setup eenmalig ~€2.600 voor de initiële bouw van fase 1 en 2. Maandelijks beheer + aanpassingen: op maat binnen de AlwaysBooked-range. Alle tooling (Monday, Sprout Social, Supabase, n8n, OpenAI) komt bovenop — zonder mark-up doorgeleverd.
Wat we zouden doen bij een volgend agency
De SocialClips-stack is nu onze blueprint voor elke content- of marketing-agency. Nieuwe klanten in dezelfde branche kunnen op dezelfde flows landen in 2–3 weken in plaats van 8. De 3 principes die we bij SocialClips hebben geleerd:
- Automation buiten de klantrelatie om. De klant merkt pas dat er geautomatiseerd is als hun rapportage éérder binnen is — niet doordat ze met een bot praten.
- Dashboard voor beide kanten. Agency-founder ziet alles, klanten alleen hun eigen slice. Geen gedoe met access-requests.
- Automation ≠ no-humans. Jilles' team doet nog steeds de creatieve beslissingen. Automation doet de repetitie eromheen.