"Wat kost zo'n automatisering eigenlijk?" — eerste vraag in 9 van de 10 intake-calls. Antwoorden waarbij we het bedrag verbergen achter "afhankelijk van de scope" zijn vermoeiend. Daarom hieronder eerlijke cijfers.
De drie kostenposten
Elke n8n-automatisering kost geld op drie plekken:
- Setup — eenmalig: bouw, testen, koppelingen, klant-DNA inrichten, scope-document. €500 voor een simpele flow, €5.000-10.000 voor een complete pipeline.
- Maandelijkse infrastructuur — n8n self-hosted op een gedeelde server, monitoring, backup, onderhoud. €25-100/m afhankelijk van complexiteit.
- API-kosten — als AI nodig is: Claude of GPT-4 calls. Variabel: €10/m bij weinig volume, €200/m bij intensieve AI-pipelines.
Drie scenario's met concrete cijfers
Scenario 1 — Klein boekhoudkantoor (5 medewerkers, 80 klanten)
Wat we vaak automatiseren: klant-onboarding-flow (intake-formulier → Drive-folder → welkomstmail → eerste factuur in Moneybird) + maandelijkse herinneringen voor aangiftes.
- Setup: €1.500 (eenmalig)
- Maandelijkse infra: €30/m
- API-kosten: ~€5-15/m (alleen voor classificatie van inkomende mails)
- Totaal eerste jaar: €1.500 + €420 = €1.920
Tijdsbesparing: ongeveer 8-12 uur per maand (klant-onboarding + administratie). Bij €60/uur intern uurtarief: €5.700-€8.640 per jaar bespaard. ROI in 4-6 maanden.
Scenario 2 — Content-agency met 17 klanten (zoals SocialClips)
Volledige content-pipeline: caption-AI per klant, multi-platform publishing, monthly reports, dashboard. Zwaarder werk maar grotere besparing.
- Setup: €5.000-7.000 (eenmalig)
- Maandelijkse infra: €80/m
- API-kosten: ~€60-150/m (Claude voor captions, OpenAI Whisper voor transcripts)
- Totaal eerste jaar: €5.000 + €1.800 = €6.800
Tijdsbesparing: 40-50 uur per maand. Bij €50/uur intern uurtarief: €24.000-€30.000 per jaar bespaard. ROI in ~3-4 maanden.
Scenario 3 — Service-bedrijf met 20 medewerkers (bv. installateur, vastgoed)
Wat we vaak automatiseren: lead-classificatie via webhooks, automatische offertes vanuit intake-formulier, klant-communicatie rond projecten.
- Setup: €3.000-4.000 (eenmalig)
- Maandelijkse infra: €50/m
- API-kosten: ~€30-80/m
- Totaal eerste jaar: €3.000 + €1.080 = €4.080
Tijdsbesparing: 15-25 uur per maand. Bij €60/uur intern uurtarief: €10.800-€18.000 per jaar bespaard. ROI in ~3 maanden.
Wat zit er WEL in en NIET in onze setup-fee
Wel inbegrepen
- Discovery-call + scope-document (geen powerpoints, geen meerdaagse workshops)
- Bouw van alle flows + testen
- Klant-DNA-inrichting (tone-of-voice, USPs, doelgroep — voor AI-stappen)
- Integraties met je bestaande tools
- Eerste maand handmatige monitoring + bugfix-rondes
- Documentatie van wat we hebben gebouwd
NIET inbegrepen
- API-kosten van Claude/OpenAI (klant betaalt direct, geen markup)
- Abonnementen op tools die je zelf afsluit (Brevo, Airtable, HubSpot etc.)
- Major scope-uitbreidingen na livegang (nieuwe flows = nieuwe scope)
- Migratie van bestaande data uit andere systemen (offerte op aanvraag)
Wanneer het NIET de moeite waard is
Eerlijk: niet elk MKB heeft automatisering nodig. Drie signalen dat je beter even wacht:
- Je proces is nog niet stabiel. Als je elke maand de werkwijze verandert, automatiseer je instabiele input. Eerst standaardiseren, dan automatiseren.
- Je hebt minder dan 3 medewerkers. Bij heel klein team is handmatig vaak sneller dan automatisering opzetten.
- Je weet niet wat het je nu kost in uren. Als je niet kunt zeggen "ik ben hier 10 uur per maand aan kwijt", is de ROI niet te bepalen. Eerst meten.
Geen verkoop bij twijfel
Als wij denken dat automatisering jouw bedrijf niet echt verder helpt, zeggen we dat in het eerste gesprek. Bij ongeveer 1 op de 5 intake-calls is ons advies "doe het nu niet, doe X eerst" — niet omdat we geen geld willen, maar omdat slechte projecten allebei tijd verspillen.
Veelgestelde vragen
Waarom geen vaste pakketprijs?
Elk MKB heeft andere processen. €299 starter-pakket voor SocialClips zou de helft van wat we bouwen missen, terwijl het voor een eenvoudige solo-praktijk veel te duur is. Maatwerk-prijs werkt eerlijker.
Maandelijks of jaarcontract?
Minimum 2 maanden afname, daarna 1 maand opzegtermijn. Geen jaarcontract. Bij niet-werken: wij bouwen door tot het werkt, geen extra factuur.
Wat als ik niet weet of mijn proces de moeite waard is?
Gratis 30-min discovery-call. Wij rekenen niets voor advies. Bij ongeveer 20% van calls zeggen we 'nu niet automatiseren, herontwerp eerst' — geen sales-pitch.
Kunnen we beginnen met een kleine flow en uitbreiden?
Ja, dat raden we vaak aan. Bouw één flow, leef ermee een maand, kijk wat werkt. Vervolg-flows zijn dan goedkoper omdat de infra al staat.
Klaar om jouw proces aan te pakken?
30 minuten kennismaking. We bespreken welk proces in jouw bedrijf het meest oplevert om te automatiseren.
Plan gratis gesprek →